Shromaždiště. Zázemí. Aréna. Tak nějak pojmenujme dnešní díl již osmého dílu “Pořádáme oblasťák!”. Jaké shromaždiště zvolit, co všechno by mělo obsahovat a na co by měl pamatovat každý šéf úseků starající o centrum?

Jaké shromaždiště zvolit

Již při plánování akce je nutné brát v potaz, že kromě vhodnosti terénu je pro závod nezbytné najít shromaždiště závodu. Tedy místa, kde se soustředí většina závodníků a tam, kde se dozví další informace, občerství se a není to daleko od parkoviště. U oblastních žebříčků není nutná podmínka mít cíl přímo na shromaždišti, proto při plánování se zaměřte na tyto 3 základní faktory:

1) vzdálenost od parkoviště

2) vzdálenost od uvažovaného startu/prostoru závodu

3) minimální náklady na vybudování

Ideálním místem je tedy např. kulturní dům, sokolovna, škola či hřiště nacházející v blízkosti zamýšleného prostoru, které poskytují výborné zázemí (elektřina, vnitřní prostory, sprchy, WC, restaurace atp.). Toto by měla být priorita č. 1 a pokud v dané obci nemůžete podobné zázemí najít, kontaktujte starostu či jeho zástupce. Může poradit i s méně obvyklými prostory jako je kino, hasičárna či přímo obecní úřad. Ve všech prostorech lze najít základní vybavení a hlavně elektřinu, která je pro průběh závodu velmi žádoucí. Ne vždy ale budete úspěšní, a tak orientační běžci vymysleli alternativu. Tzv. shromaždiště na “zelené louce” je také obvyklým centrem závodů, povětšinou vrcholných závodů. Výhodou je, že často nejste omezeni prostorem, často můžete mít cíl na shromaždišti (a tedy vtáhnout diváky do děje), je nutné však počítat s několika vážnými riziky (např. počasí, elektrický proud, mobilní signál) a náklady navíc:

– elektrocentrála – na zajištění zpracování výsledků, případně catering, nafukovací reklamní panely a komentování. Zapůjčení a provoz za jeden den od 3 000 Kč. Na základní potřeby si vystačíte s 2 kW.

– pořadatelské stany – na ochranu před počasím i kvůli kompaktnímu vzhledu celého shromaždiště. Zapůjčení stanu 3×3 m začíná zhruba na 500 Kč za den.

– stany pro závodníky – počasí je vždy riziko a je potřeba mít na paměti, že ne každý klub má svůj vlastní stan, vhodné spojit se stravováním závodníků

– mobilní záchody – bez nich se určitě neobejdete, počítejte, že za jeden dáte mezi 1000-1500 Kč podle odebraného množství.

– zajištění stravování – domluva s cateringovou společností, většinou je možné si naúčtovat částku za pronájem či zvýhodněné porce jídla pro pořadatele.

Dalším typem může být shromaždiště přímo ve městě na veřejném prostranství (například náměstí nebo ulice). Zde je nutné brát na paměti, že se jedná o zábor veřejného prostranství a musí podat zvláštní povolení v rámci dané obce. Za tento zábor se vybírá i poplatek, který se liší velikostí a také turistické atraktivnosti místa (například v některých pražských lokalitách jsou to i desítky tisíc). V rámci větší spolupráce s obcí vám ale tento poplatek může být odpuštěn nebo být velmi symbolický.

Co všechno je shromaždiště

Každé shromaždiště obsahuje základní set věcí, činností a služeb:

Prostor pro shromažďování závodníků – Na závodech v orientačním běhu není zvykem nabízet službu úschovny (jako je typické např. pro různé běžecké závody), orienťák si vystačí s prostornou loukou, místností nebo veřejným prostranstvím.

Prezentace – místo, kde lze se přihlašovat, získat informace k závodu či měnit některé nahlášené údaje. Vystačíte si se dvěma stoly. V příštím dílu se téma bude točit okolo přihlášek, prezentace nebo dokladů.

WC – nepsané pravidlo hovoří o tom, že je nutné mít alespoň 1 (mobilní) záchod na 100 účastníků akce. Nebojte se ale vyčlenit jeden i pro pořadatele (zvlášť pokud se závod koná ve městě). Nezapomeňte také nakoupit dostatečné množství toaletního papíru a v dnešních dobách i dezinfekčních přípravků.

Mytí – základní lze vyřešit studenou vodou s lavory (alespoň jeden pro 50 závodníků), výhodou pro účastníky je možnost sprchy (standardně je v halách, ve školách atd.). Vybudování sprch je věc náročnější a doporučujeme se spojit s firmami zajišťující mobilní záchody či oplocení. Na zajištění vody je dobré spolupracovat s místní hasičskou jednotkou.

Občerstvení – závodníci zpravidla očekávají, že si na závodech dají i nějakou dobrotu. Pokud je v místě shromaždiště již stálá restaurace nebo občerstvení, máte vyhráno.

Dětská školka – již v rozpise je nutné uvést, zda a za jakých podmínek bude možnost svěřit děti ke hlídání odpovědnému pořadateli (školka). Je dobré také nabídnout program pro tyto děti (jednoduchý o-labyrint, trať či oražení viditelných kontrol na čas).

Odpadkové koše – odpad vzniká nejrůznějšími činnostmi a je potřeba, aby po závodě po nás nezůstal nepořádek. Doporučujeme třídit odpad a mít odpadkové koše nebo pytle rozmístěné na několika různých místech.

Výsledková tabule – hromadné označení pro místo, kde jsou k dispozici popisy kontrol, startovní listiny po kategoriích a výsledky. Doporučujeme mít sekci pro každou kategorii zvlášť. Zároveň zde nebo v blízkosti musí být umístěné dle Pravidel OB pokyny k závodům, a to nejpozději v čase uvedeném v rozpise jako čas prezentace. V centru závodu musí být také vyvěšena bezprostředně předchozí verze mapy prostoru závodu (existuje-li) . Předchozí verzí se rozumí i současná mapa, není-li použita poprvé.

Komentátor – nikoliv nutná aktivita může být vhodná v místech, kde je předpoklad účasti veřejnosti, propagaci partnerů či vtažení účastníků více do děje závodů. Po závodech je ale na většině závodů vyhlášení výsledků.

Pár závěrečných tipů pro osobu zodpovědnou za shromaždiště na OŽ

1. Udělej si schéma celého shromaždiště. Tedy kde budou stát mobilní toalety, prodejci sportovního zboží nebo kde budou mít zázemí účastníci. Nemusí to být mapka, která se dá do pokynů, ale je důležité mít v tom systém.
2. Snaž se jednotlivé sekce logicky poskládat. Různé směrovky tomu pomůžou, ale nesmí se ti stát, že dvě podobné činnosti budou na opačném koutě shromaždiště (například prezentace a vyčítání čipů).
3. Sepiš si dostatečně dopředu požadavky jednotlivých úseků, které na shromaždišti působí (Kolik stolů bude potřeba na prezentaci?)
4. Buď na shromaždišti jako první. Není nad chaos, který zde může vzniknout, když to nikdo nekoordinuje.
5. Měj u sebe všeho dostatečné množství. Papíry, izolepy, rozdvojky elektřiny nebo prodlužovací kabely, fixy, lepidlo, provázky. V den závodu se může cokoliv stát a ty musím být připraven nalepit nové směrovky z důvodu nového výkopu, zamezit do určitého místa průchod kvůli poškozenému záchodu a také řada dalších úseků na tebe bude mít nové požadavky, protože to “prostě zapomnělo”.
6. Pročti si důkladně návrh pokynů k závodů a doplňte informace, které pokládáte pro závodníky za důležité.
7. Vymysli příjezdové cesty prodejců sportovního zboží, pořadatelů a závodníků a měj plán B, když se cokoliv stane.
8. Nezapomeň, že celé shromaždiště nepostavíš ani nezbouráš sám.

Užitečné odkazy

• Zvýhodněná nabídka firmy TOI-TOI pro závody v orientačním běhu (Zpravodaj ČSOS, strana 9)
• Suninvent (eventový partner ČSOS při realizaci významných závodů, možnost za zvýhodněných podmínek zapůjčení vybavení)

A to je pro dnešek vše. Příští díl “Pořádáme oblasťák!” se bude točit okolo přihlašování na závody, nutné administrativě a také prezentaci. Přineseme rady, tipy i názory.

Seriál “Pořádáme oblasťák”

Díl 1
Díl 2
Díl 3
Díl 4
Díl 5
Díl 6
Díl 7
Díl 8 (dnešní díl)