Druhým dílem pokračuje náš seriál „Pořádáme oblasťák!“ Navazujeme tak na ten minulý, kde jsme popisovali, „o čem to je“ nebo proč závody pořádat. Dnes se ještě budeme věnovat zejména teorii, a to konkrétně plánování.
Proces pořádání jakékoliv sportovní akce, ať už se jedná o tenisový turnaj, hokejový zápas nebo závod v orientačním běhu různé úrovně, má několik fází, které v našem případě můžeme rozdělit do čtyř etap:
- 1. etapa: Plánování – myšlenka, rozmyšlení, vše důkladně promyslete.
- 2. etapa: Příprava a koordinace – veškeré zařizování a koordinace před závodem.
- 3. etapa: Uskutečnění – průběh samotné akce.
- 4. etapa: Hodnocení – zjistěte, co se vám povedlo/nepovedlo.
Již na začátku musíme uvést, že nejméně 80 % veškeré práce na jakékoliv akci se odehraje v prvních dvou fázích. Výsledek, tedy uskutečnění akce, je většinou záležitost jednoho dopoledne či jednoho celého dne. Na začátku je potřeba si také uvědomit, že nejdůležitější pro pořádání závodu je tvé vlastní nadšení a tvoje píle! Pojďme si to trochu více rozebrat, dnes se budeme zabývat výhradně plánováním.
Etapa 1 – PLÁNOVÁNÍ
Jak začít s pořádáním oblasťáku? Úplně první musí být nápad nebo myšlenka, kterou bude mít jeden nebo více členů klubu. Ta bude obsahovat základní vizi o následujících aspektech: pořadatelé, místo závodu, cílová skupina, harmonogram a další aspekty.
Pořadatelé
V orientačním běhu je to možná o něco jednodušší. Většinu závodů pořádají kluby ČSOS, které mají nějaké zázemí. Ale byť budete pořádat pouze malý závod nebo MČR, musíte uvažovat, s kým závody uspořádáte. Žádné závody neuspořádáte sami. Základem je vydefinování tří nejdůležitějších osob, a to ředitele závodu, hlavního rozhodčího a stavitele tratí. Vedle toho je nutné mít k ruce tým od 10 do 50 lidí v závislosti na disciplíně, velikosti závodu a dalších aspektech. Pokud děláte závody poprvé, nebojte se oslovit zkušenější kolegy z jiných klubů. Většina vám jistě ráda pomůže, byť třeba jen drobnou radou. Nebojte se také koukat, jak funguje pořadatelský tým jinde, a zeptejte se, co museli vše udělat. I tento seriál by vám měl pomoci v tom, abyste jako méně zkušení pořadatelé byli připraveni na většinu nástrah před závodem i při samotném „Dni D“.
Místo závodu / prostor
Tento aspekt pořádání možná bude úplně první impuls, který podnítí vznik závodu. Les na chalupě mé babičky, terén v blízkosti sídla klubu nebo nádherný skalnatý prostor. I tak může vypadat první idea, proč uspořádat závod. Mějte však v patrnosti, že se nedá pořádat ve všech koutech naší země kvůli různým omezením, ale také celkové logistice závodů. Předtím, než začnete s přípravou závodu, si uvědomte:
- Jaký typ závodu lze uspořádat.
- Kde může být centrum závodu.
- Kde by mohlo být parkoviště.
- Zda území není chráněné.
- Zda zde mapu nevlastní jiný klub.
Cílová skupina
Pro koho závody pořádáme? Je to tréninkový závod pro kamarády, oblastní žebříček nebo mistrovství republiky? Každý typ závodu má jiné hledisko, úskalí a je potřeba přizpůsobit naši vizi právě na něj. Náš seriál jsme zaměřili na pořádání oblastních žebříčků, proto většinou je cílová skupina jasná. Každá oblast je trochu jiná, má svá specifika (kategorie, terény, startovné, časy startů, dny a hodiny pořádání, …) a ta je nutné respektovat. Znalost cílové skupiny je také důležitá při propagaci akce – určitě pomůže systém ORIS, stránky dané oblasti, ale třeba letáčky na nějakém jiném závodě. Je pochopitelné, že nejefektivnější je cílit tam, kde se shlukují závodníci, tedy ideálně závody stejné kategorie a ve stejném regionu. Letáčky na oblasťáku v Ostravě jsou sice fajn, ale moc lidí navíc vám nepřijede, pokud pořádáte závody v Aši.
Harmonogram
Kouzelné slovo, pod kterým si lze představit cokoliv. První zásadní věc je termín závodu. Na základě kalendáře závodů oblasti jsou vytipovány termíny pro pořádání. Váš klub se může přihlásit na některý z termínů, ale ujistěte se, že v dané lokalitě není žádný problém, který by narušil pořádání v daném období (městské slavnosti, hnízdění ptáků, jiný závod). Platí to i o pořadatelském týmu, zda se třeba polovina klubu nechystá na závod vyšší kategorie nebo nejede na soustředění. Harmonogram se týká také přípravných prací. Co by základní harmonogram měl obsahovat?
- získání povolení (před zahájením mapování)
- rozpis funkcí závodu (cca 2 měsíce před závodem)
- začátek a konec mapovacích prací (cca 1–2 měsíce před závodem)
- vydání rozpisu (cca 1–2 měsíce před závodem)
- stavba tratí (cca týden až 2 měsíce před závodem)
- tisk map (v týdnu před závodem)
- pokyny k závodu (v týdnu před závodem)
- Den D
Co, kdy a jak je pouze orientační a každá situace je trochu jiná. Nicméně řada základních termínů je ukotvena v Pravidlech OB, soutěžním řádu nebo prováděcích předpisech. V neposlední řadě je to harmonogram dne pořádání. Je potřeba vše naplánovat tak, aby vždy byla určitě rezerva a při jakékoliv nenadále situaci se dala většina vyřešit. Podrobným harmonogramem „Dne D“ se budeme ještě v následujících dílech hodně zabývat.
Pokračování seriálu je naplánováno za dalších 14 dní. Tématem bude, jak vybrat ten správný prostor, co je dobré před zahájením mapovacích prací zařídit nebo jak hledat panenské prostory.
Taková drobnost. Co splnění povinností vyplývajících ze Zákona o lesích? To se organizace OB závodů netýká? Detailně jsem vše nečetl.