Rozdělení kompetencí. Tak by se mohl jmenovat další díl našeho seriálu o pořádání závodů. Kdo je ředitel závodu, jaké má kompetence, co je úkol hlavního rozhodčího, jaké další důležité osoby je dobré nadefinovat již v počátku příprav? Pojďme se podívat pod pokličku pořadatelského týmu.

Hlavní funkcionáři

Již ve 2. díle našeho seriálu jsme si vydefinovali základní pořadatele. V pravidlech orientačního běhu a u všech oficiálních závodů se objevují zejména tři: ředitel závodu, hlavní rozhodčí a stavitel tratí. Jaká je tedy jejich definice?

Ředitel sportovní akce je osoba, která řídí pořadatelský tým a je odpovědná za dodržování obecně závazných právních předpisů při přípravách, v průběhu a při likvidaci sportovní akce.

Hlavní rozhodčí sportovní akce je pořadatel odpovědný za dodržování těchto Pravidel. Při přípravě a v průběhu sportovní akce je odpovědný zvláště za záležitosti dle čl. 5.4.

Stavitel tratí je pořadatel, který definuje jednotlivé tratě.

Definice v Pravidlech OB o řediteli závodu je velmi obecná. Je to však nejdůležitější osoba a již z názvu své pozici by měla celý závod řídit. Tedy o všech důležitých činnostech vědět a (spolu)rozhodovat, jmenovat celý svůj tým, organizovat setkání pořadatelů, být k dispozici vedoucím úsekům v případě jakékoliv záležitosti a i komunikovat navenek – jednat s místní samosprávou, orgány ochrany přírody nebo novináři. Je dobré, aby ředitel závodu byl již zkušený pořadatel, který si vyzkoušel nejrůznější role při pořádání a má určitý nadhled.

Osoba hlavního rozhodčího je spjata s veškerým sportovním průběhem akce. Ale to není úplně pravda. Obecně dohlíží na všechny aktivity, které jsou vepsány do Pravidel OB. To je například i kontrola startovních listin, dodržování Fair play nebo dodržování časového harmonogramu. Vše je definováno v článku 5.4

Další důležité osoby

Kromě výše uvedených rolí při závodě je dobré rozlišit další osoby, které mají určitý segment při pořádání závodu na starosti. Někde se tyto funkce mohou spojit, některé kluby je mají definované trochu jinak. Kumulování funkcí ale není někde úplně vhodné, protože zvlášť v týdnu před závody toho daná osoba bude mít opravdu hodně.

Přihlášky – osoba, která bude garantem pro přihlášky a veškeré zpracování plateb, příjmu dohlášek nebo jakýkoliv změn. Musí mít přístup do ORISu a také do bankovního účtu (případně daný správce mu v pravidelných intervalech výpisy posílá). Vhodné je také pro tuto osobu zřídit speciální e-mail, na který chodí právě veškeré záležitosti spojené s přihláškami. Občas je tato funkce spojena s prezentací, protože agenda je podobná.

Grafika / propagace – Určitě chce, aby na závod přijelo co možná nejvíce účastníků. Proto je dobré vyčlenit osobu, která se bude věnovat propagaci akce. Jednak dovnitř o-komunity, ale také navenek mezi veřejnost. Ohledně propagace závodu bude věnován celý příští díl seriálu.

Parkování – Již při plánování prostoru závodu je nutné si uvědomit, kde účastníci budou parkovat. Člověk zodpovědný za parkování by si měl před závodem zejména projít veškerá místa a zhodnotit problematické pasáže (např. mokrá půda, špatný jeden z nájezdů), připravit si parkovací lístky, včetně jejich vytištění (pokud se vybírá parkovné) a dále pak připravit si směrovky z hlavních komunikací na parkoviště. Tato osoba by měla mít také k dispozici náhled plánku shromaždiště a příjezdu.

Shromaždiště – Prostor, kde se potkává řada úseků. Šéf shromaždiště by měl určit, v jaké části bude prezentace, výsledky, startovky či popisy kontrol, catering, parkoviště, kde bude zázemí pro pořadatele a kde pro závodníky, návaznost na cíl a případně i tratě (pokud jsou vedeny v blízkosti shromaždiště). Z toho důvodu je dobré vše připravit předem a nestresovat se v den D, kdy je potřeba, aby všichni věděli, kde co je a pouze vykonali svoji činnost. Současně by měla tato osoba zajistit zázemí, tj. elektřinu, stoly, lavice atd. Požadavky by si měli jednotliví šéfové úseku včas vydefinovat.

Catering nebo občerstvení – Závodníci budou očekávat, že se budou moci občerstvit před nebo po závodě. Pokud v zázemí závodů je restaurace, pak je dobré se předem domluvit, kolik účastníků bude přítomno, stejně tak jaký jídelníček je na závodech obvyklý. V případě externího cateringu je to obdobné. Nutné je zajistit přívod vody a elektřiny.

Prezentace – Obvykle souvisí s úsekem Přihlášky. Před závodem se většinou připravují prezentační obálky, tisknou se platební doklady a komunikuje se s úseky Přihlášky a IT.

Start – Jejich práce začíná zpravidla po obdržení podkladů od stavitele tratí nebo hlavního rozhodčího. Zásadní je si připravit veškerý materiál (startovací hodiny, pomůcky pro stavbu koridorů, desky na mapy aj.), nutná je také komunikace s hlavním rozhodčím o předání map. Je-li vzdálenost z centra závodů na start delší než 2 km, musí být na startu nebo v jeho blízkosti možnost občerstvení.

Mapa – V minulém dílu jsme si řekli, co pořadatel musí zajistit, aby mapa byla připravená pro závod. I na to je dobré zajistit jednu osobu, která se stará o komunikaci s mapařem, mapu zaeviduje, zajistí tisk, grafiku nebo mapy z tiskárny přiveze na určené místo ke kontrole či balení map do voděodolných obalů.

Roznos kontrol – Zpravidla je za roznos kontrol zodpovědný stavitel tratí, ale nemusí to být vždy. Před závodem je nutné nachystat mapy s rozdělením úseků a jejich kontrolou nebo případným hlídáním a zajistit potřebný materiál (správně nabité SI jednotky, lampiony, stojany atp.).

IT – S rozvojem moderní technologie do tohoto úseku můžeme zařadit opravdu mnoho činností, které by vydaly na několik dílu seriálu. V rámci pořádání oblastního žebříčku zde hlavně patří tvorba startovních listin, výsledků, vyčítání čipů, případně programování SI jednotek.

Cíl – Podobně jako u startu je člověk nejprve odkázán na stavitele tratí. Kromě materiálu (transparent s označením CÍL, případné vytyčení) je nutné myslet na občerstvení a jeho uchování před závody.

Zdravotník – Je vhodné na tuto pozici oslovit odborníka, který má vystudovanou lékařskou fakultu či obdobnou školu a má zkušenosti s organizací sportovních akcí.

Vyhlášení – V podstatě každý závod je zakončen vyhlášením výsledků. I když až do poslední chvíle neznáme, kdo se na stupních vítězů objeví, přípravu je nutné odstartovat mnohem dříve. Každý klub může vyhlášení pojmout jiným způsobem. Ale zajištění cen pro všechny vyhlašované kategorie, vyrobení diplomů či medailí je obvyklé. Stejně tak je nutné zapůjčit si vhodné stupně vítězů.

Mezi další funkce, které se mohou objevit při závodě, je pak Dětská školka, Občerstvení v lese, Ubytování či VIP a Média. Každá výše uvedená činnost je pochopitelně mnohem šířeji definovaná, budeme ji rozebírat v dalších dílech. Pro představu, co a jak kdo má na starosti a v jaké kompetenci, si však pro dnešek vystačíme.

Užitečné odkazy

• Pravidla orientačního běhu
• Pomůcka pro pořadatele závodů – Vyhlášení vítězů na závodech pořádaných ČSOS

A to je pro dnešek vše. V příštím dílu “Pořádáme oblasťák!” se budete moci dočíst o efektivní propagaci závodu a o možných kanálech, kde zviditelníte vaši akci.

Seriál “Pořádáme oblasťák”

Díl 1
Díl 2
Díl 3
Díl 4
Díl 5
Díl 6 (dnešní díl)