Dnešním dnem vstoupilo v platnost Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, tzv. GDPR. Co přinese do lesa mezi červenobílé lampióny? Je potřeba se ho bát? A kde se dozvíte více informací? Základní přehled níže.

Český svaz orientačních sportů (ČSOS) ve spolupráci s Českou unií sportu (ČUS) a odbornou orienťáckou veřejností připravil hned několik dokumentů, které mají sloužit jako odrazový můstek k bezproblémové implementaci tohoto diskutovaného Nařízení nejen pro členské kluby ČSOS ale i svaz samotný. Stále se čeká na prováděcí zákon, který v ideálním případě situaci sportovním svazům trochu zjednoduší.

Jaké dokumenty najdete ve složce Dokumenty GDPR na webových stránkách ČSOS?

• Směrnice o ochraně osobních údajů v ČSOS – která seznamuje členy ČSOS (kluby) a evidované osoby (závodníky) se způsobem ochrany jejich osobních údajů. Stanovuje základní principy a povinnosti ochrany těchto údajů v ČSOS. Zavádí pojem Pověřené osoby ČSOS, Klubový administrátor a Běžný uživatel v systému ORIS. Směrnice též stanovuje způsob nakládání s informacemi (pod heslem, v tištěné podobě pod zámkem) a jejich případnou likvidaci.
• Informace o zpracování osobních údajů v ČSOS – je v podstatě analýzou požadovaných a archivovaných osobních údajů, které ČSOS pomocí svého informačního a administrativního systému ORIS shromažďuje. Podobnou analýzu by měl provést každý klub a řádně informovat svou členskou základnu například pomocí informace a formuláře souhlasu (viz níže).
• GDPR- doporučení k tvorbě rozpisu – dokument s radou pro “vzdálený souhlas” závodníka s uveřejněním jeho přihlášky, startovního času a výsledku. Závodník by se měl dopředu dozvědět minimálně to, kde budou tyto údaje vyvěšeny, v jaké podobě a na základě toho se svobodně rozhodnout, zda se na akci přihlásí či nikoliv. Krátce je zde probráno i doporučení pro obeznámení závodníků s focením na akci.
• GDPR- otázky a odpovědi ke zpracování -dokument vytvořený ČUS by měl odpovědět na nejčastější dotazy ze sportovního prostředí vyplývající ze zavedení GDPR. Třeba, zda se má vybrat nový souhlas s poskytnutím osobních údajů po dosáhnutí plnoletosti (ano) nebo v případě změny jména po svatbě (ne).
• GDPR- vzorový formulář pro kluby – posledním dokumentem, který naleznete ve složce je vzorový formulář pro kluby, který by se měl upravit podle konkrétních klubových zvyklostí, obsahující i souhlas s poskytnutím osobních údajů.

Je nutné se Nařízení GDPR bát? Ačkoliv za nedodržení GDPR hrozí značné pokuty (20 milionů EUR nebo 4% z ročního obratu), prvním krokem je podle odborníků vždy pokus o nápravu nevhodné situace. Přesto je dobré brát GDPR vážně a podniknout příslušné kroky.

A co pořizování fotek/videí na závodech?

Snad fotoaparáty z českého sportu nezmizí… Foto: digitaltrends

Velkou debatu způsobila ve sportovním prostředí otázka, zda a jakým způsobem bude na sportovních akcích možné pořizovat fotografie. Vždyť i pro závodníka je hezké, pokud si domů odveze nějaký akční snímek sebe samého na památku. O možnosti pořizování audiovizuálních záznamů by měla být zmínka už v rozpise a pokynech.

Fotografům je doporučeno na webových fotogaleriích neuvádět pod snímky závodníků jejich jména ani jiné údaje, podle kterých by šla určit jejich identita (např.: registrační číslo). Fotografovaným osobám by měla být umožněna zpětná kontrola a možnost případného odebrání snímku z webu. To lze vyřešit uvedením kontaktního e-mailu ve fotogalerii a větou, že v případě nesouhlasu bude fotografie neprodleně odstraněna.

Kluby i ČSOS mohou fotografie používat pro zpravodajskou činnost běžného rozsahu (např.: informace o proběhlém závodě na webu závodů). V případě použití fotky pro jiné účely (pozvánka na letní závody, obal metodického listu), musí zobrazená osoba s použitím svého snímku souhlasit.

Úvodní foto: Smart Business