Přihlašování na závody je běžná a rutinní záležitost pro každého závodníka. Co to znamená pro pořadatele? Jak efektivně na ORIS? A na co nezapomenout? O tom již devátý díl “Pořádáme oblasťák!”
Přihlašování na závody v orientačním běhu v minulosti probíhalo různými cestami. Nejen pamětníci si vzpomenou na přihlášky poštou, e-mailem, ale také např. pomocí systému OB Haná. Dnes se již výhradně využívá systém Českého svazu orientačních sportů ORIS. Ten neslouží pouze pro přihlášky, ale též registraci, adresář klubů nebo počítání žebříčků.
Základní nastavení ORISu
Editace jakéhokoliv závodu vašeho klubu se provádí v módu po přihlášení. Pokud nemáte přístupové údaje, oslovte vedoucího klubu, který vám nastaví klubová práva “Upravovat závody”. Poté již kliknete na příslušný závod a můžete se pustit do úprav hlavního části závodu:
- INFORMACE
Pokud je závod zařazen do nějaké soutěže (Žebříček A, OŽ), pak již je závod v ORISu před sezónou založen. Některé informace týkající se závodů (datum, název atp.) jsou editovány centrálně. V případě požadavku na změnu se u sekce OB obracejte na email kalendar@orientacnibeh.cz. Další podrobné údaje jsou ale na vás. Vyplňte místo konání, čas startu nebo začátek prezentace. V případě zásadní informace (změna času prezentace, daleko na start/z parkoviště, omezení počtu závodníků, termín začátku přihlášení, …) vyplňte i Informace do záhlaví stránky nebo Varování do záhlaví stránky. Obě tyto položky pak naskočí uživateli hned v záhlaví stránky závodu. - PŘIHLÁŠKY
V tomto módu editujete všechny důležité termíny dle rozpisu závodu. V případě, že zahajujete přihlašování na závody v určitý čas, pak zatrhněte volbu Použít ORIS pro přihlášky v době začátku přihlášek. Ostatní můžete mít ale předvyplněné. Automaticky můžete nastavit procentuální navýšení vkladu pro další termíny přihlášek, stejně tak navýšení pro neregistrované v rámci ČSOS. V případě omezení akce nezapomeňte i doplnit limit, včetně počtu náhradníků (doporučené je 5-10 %). Další pomůckou zejména pro kluby je zatrhnutí položky Zobrazit vygenerovaný variabilní symbol v přihláškách dle klubů. Znamená to, že za každou klubovou přihláškou dotyčný najde daný VS. Ten může být i s nějakou předponou/příponou, kterou nastavujete vy. Editovat lze i datum splatnosti. - KATEGORIE
Zadávání kategorií může být záležitost na hodinu, ale také dvě minuty. Buď můžete vyplnit manuálně, včetně startovného. Nebo můžete využít dvou druhů šablon: načtete údaje z jiného závodu nebo z přednastavené šablony pro konkrétní typ závodu (pozor jen, že zde mohou být zastaralejší údaje platné pro sezónu x-let dozadu). Při každé editaci nezapomeňte stisknout Uložit změny. Pokud některé kategorie nemají zvýšený vklad, naopak jiné různou měrou extra příplatek mají, pak v této sekci také nastavujte dle skutečnosti. V tom případě i nikterak neupravujte procentuální navýšení vkladu v módu Přihlášky (viz bod 2). Můžete si také všimnout doplnění délky a převýšení, tyto parametry jsou nepovinné. V případě, že jsou různé od nuly, tak se zobrazí v seznamu přihlášek pro lepší informovanost závodníků. Lze editovat i během spuštěných přihlášek průběžně. - DOPLŇKOVÉ SLUŽBY – NABÍDKA
Doplňková služba se netýká vlastního závodu v lese, ale se závodem související. Může se jednat o ubytování nebo zvýhodněný vstup na atrakci v okolí shromaždiště. Zároveň, pokud očekáváte větší počet autobusů, zde doporučujeme i kolonku pro objednání právě této služby, byť může být zdarma. U každé takové položky nezapomeňte uvést počet, cenu v měně závodu a uzávěrku pro objednání (defaultně je nastaven termín přihlášek, pokud je již zadán), popis služby v angličtině je nepovinný. - KONTAKTY
Jako první editujete kolonku Informace. Zde doporučujeme vyplnit web (pokud existuje či odkaz na další informace – např. profil na sociálních sítích), kontaktní e-mail či telefon. Výhodou je, že
emaily a webové adresy budou na stránce automaticky převedeny na aktivní odkazy. Pokud z jakéhokoliv důvodu je potřeba, aby závod v ORISu mohl editovat nečlen daného klubu, pak zde je možnost nastavení – v kolonce Zpracovatel přihlášek. Ostatní kolonky doplníte dle ORISu. Pouze členové JURY budou editováni patrně až těsně před závody – doporučujeme na ně nezapomenout, jsou pak součástí protokolu o závodu.
Veškeré informace zadávejte v součinnosti s rozpisem. Je velká chyba pořadatele, pokud se skutečnosti a informace rozchází.
Vkládání dokumentů do ORISu
Základní údaje máme nastaveny, ale to nestačí. Doplňte nebo vložte do ORISu i další důležité dokumenty či odkazy – rozpis, odkaz na web, později pokyny atd. To není nic těžkého a hravě si s tím poradíte. Preferujte dokumenty v PDF do 1 MB. Co je o trochu náročnější, tak je vložení startovek (formát IOF XML 3.0) a výsledků. Podle návodů to ale zvládnete levou zadní.
Chcete-li upozornit na nějakou změnu či důležitou informaci, můžete využít funkce Odeslat email přihlášeným. Mějte na paměti, že se informace nemusí dostat všem závodníkům, protože jsou přihlášeny jinou osobou v klubu, vámi nebo nemají nastavený e-mail v prostředí ORISu.
Platby
V dnešní době je už zcela samozřejmá platba předem, a to pomocí převodu finančních prostředků na váš účet. K tomu, abyste mohli vydat účetní doklady a současně jste měli kontrolu, kolik jaký klub zaplatil, je dobré všechny platby postupně vkládal do systému. Pokud pořádáte např. dva závody s jednou prezentací (typicky dvojzávod v jeden den nebo víkendový ŽA), doporučujeme závodům spojit vyúčtování. To nastavíte hned v sekci Přihlášky. Jednotlivé platby nastavíte v menu Akce a položce Platby. V pravé horní části kliknete na Nová platba a jednotlivé položky přidáváte právě zde pomocí daného formátu. Pokud neplatí klub dohromady, ale po jednotlivcích, stejně tak u neregistrovaných, doporučujeme poznámku s registračním číslem dané osoby. “Registrační číslo” u neregistrované osoby najdete v přihlášce daného klubu (může mít trochu odlišný formát, např.
0050001). Pro kontrolu pak můžete využít menu Přehledy -> Přehled vkladů – kluby, kde v jedné přehledné tabulce najdete informaci o vkladu, zaplacené částce a kolik ještě zbývá zaplatit (nebo naopak přebytek). Tím si můžete rychle ověřit, zda jste někde omylem nenapsali o číslo navíc a není chyba na vaší straně.
Dohlášky a změny
Ne všichni se orientují v systému ORIS (například nováčci), jiní zkoušejí se dohlásit přes e-mail po konci stanoveného termínu přihlášek. Všechny účastníky je dobré mít v jednom systému, zejména kvůli platbám a exportu pro startovky. Proto osoba zodpovědná za zpracování přihlášek by veškeré změny do určitého data měla dávat do prostředí ORISu. V levém menu Přihlášky dáte Přihlásit a vyberete možnost zadání přihlášky. Pokud se jedná o neregistrovaného účastníka v ČSOS, pak nezbývá ho přihlásit přes
Přihlášku z jednotného formátu ČSOS, kde si současně můžete registrační číslo vymyslet (nejčastěji je doporučený formát NNNXXXX, kde XXXX je číselná řada). Také během přípravy závodů budete dělat řadu změn. Jako správci přihlášek můžete v rámci přihlášek po kategoriích editovat jednotlivé závodníky (viz ukázka níže). Buď je jednoduše smazat, nebo editovat kategorii, čip atp.
Podklady pro prezentaci
Předtím, než jakékoliv informace z ORISu budou dále přejímány osobami, které mají na starost prezentaci, je třeba se domluvit, kdy bude termín “T”, při kterém se zastaví změny v ORISu a už se budou pouze dodělávat na prezentaci, případně do startovek. Zpravidla se jedná o jeden až dva dny před závodem, ale může to být klidně v den závodu (z důvodu všech připsaných plateb). V té době jsou ale již startovní listiny, a proto o všech změnách (např. změna číslo čipu) musí vědět i člověk zodpovědný právě za tvorbu startovek. Pro prezentaci je dobré mít vytištěno:
- účetní doklady (jeden pro vás, jeden pro daný klub) – Přihlášky -> Přehled vkladů -> Tisk účetních dokladů
- souhrn přehledu plateb (rychlým pohledem zjistíte, jaké kluby mají nedoplatek/přeplatek a které jsou “bezproblémové”) – Přehled -> Přehled vkladů – kluby
- podrobný popis přihlášek a vkladů (lze zjistit, kdy byla platba uhrazena, kdo z klubu (ne)zaplatil atp.) – Přihlášky -> Přehled vkladů
Užitečné odkazy
A to je pro dnešek vše. Nenašli jste zde odpověď na váš dotaz? Nebojte se nás kontaktovat na redakce@o-news.cz. Příští díl “Pořádáme oblasťák!” se bude týkat koncepce závodů. Jak umístit start, cíl nebo další atributy tak, aby byla celková návaznost závodu jak po sportovní, organizační i logistické stránce. Přineseme rady, tipy i názory.
Seriál “Pořádáme oblasťák”
Díl 1
Díl 2
Díl 3
Díl 4
Díl 5
Díl 6
Díl 7
Díl 8
Díl 9 (dnešní díl)
0 komentářů